Privacyverklaring familie//notariaat

Deze verklaring geeft informatie over hoe ons kantoor omgaat met persoonsgegevens die in het kader van de werkzaamheden en dienstverlening worden verwerkt.

Onze contactgegevens
Familie//notariaat
Keizersgracht 620
1017 ER Amsterdam
Telefoon: 020 790 2000
Email: postbus@familienotariaat.nl
Contactpersoon: mr. J.C. van Kerkhof

Onze dienstverlening

Ons kantoor vraagt uw persoonsgegevens alleen op voor de volgende doelen:

• het uitvoeren van opdrachten voor juridisch advies, het opmaken van notariële akten of andere juridische diensten;

• voldoen aan wettelijke taken en verplichtingen;

• u uitnodigen voor juridische events of uw informeren over juridische ontwikkelingen; of

• doeleinden waarvoor u specifiek toestemming heeft gegeven.

Uw gegevens worden niet zonder uw toestemming voor andere doelen verwerkt.

Persoonsgegevens worden opgevraagd voor het opmaken van een notariële akte of voor het uitvoeren van een andere opdracht.

Regels persoonsgegevens bij notariële akten

Als ons kantoor een notariële akte opmaakt met uw persoonsgegevens, moet de notaris zich aan wettelijke regels houden. Deze hebben invloed op de verwerking van persoonsgegevens:

1. De notaris moet bepaalde (persoons)gegevens verplicht in de akte zetten. Uw gegevens worden dus op een wettelijke grondslag verwerkt.

2. De notaris moet de ondertekende akte met uw persoonsgegevens verplicht eeuwig bewaren.

3. Zodra de akte door de notaris is ondertekend, wordt het een officieel bewijsstuk. Dan mag er niets meer aan veranderd worden, ook niet als de persoonsgegevens niet kloppen. Als er wijzigingen nodig zijn, moet de notaris een nieuwe akte maken waarin de wijziging staat.

4. De notaris moet bepaalde (persoons)gegevens verplicht controleren in de Basisregistraties Personen (BRP), Handelsregister en Kadaster.

5. De notaris moet verplicht uw identiteit controleren. Hij moet daarvoor een geldig identiteitsbewijs van u opvragen, De notaris is één van de weinigen die dit ook mag kopiëren met alle gegevens die erop staan.

6. Uw persoonsgegevens vallen onder het beroepsgeheim van de notaris. Onbevoegden krijgen geen toegang tot de gegevens.

Adviezen en overige diensten

Voor de overige verwerkingen van persoonsgegevens door ons kantoor geldt:

• het verzamelen, vastleggen en gebruiken van contactgegevens zoals ontvangen per email, telefoon, post, sociale media, of webformulieren t.b.v. intake van nieuwe zaken, hebben de volgende doeleinden en bijbehorende rechtsgronden:
  Doel: acquisitie
  Familie//notariaat zal hiervoor toestemming vragen.

• het vastleggen, raadplegen t.b.v. legaliseren van handtekeningen hebben de volgende doeleinden en bijbehorende rechtsgronden:
  Doel: notariële dienst.
  Wettelijke verplichting, uitvoeren overeenkomst

• het verzamelen, vastleggen en gebruiken gegevens t.b.v. acquisitie en/of nieuwsbrieven etc. hebben de volgende doeleinden en bijbehorende rechtsgronden:
  Doel: marketing en acquisitie.
  Familie//notariaat zal hiervoor toestemming vragen van niet-cliënten.

• Het verzamelen, vastleggen en gebruiken gegevens t.b.v. relatiebeheer zakelijke contactpersonen in de keten hebben de volgende doeleinden en bijbehorende rechtsgronden:
  Doel: informeren en faciliteren samenwerking in de keten.
  Familie//notariaat zal hiervoor toestemming vragen.

• het verzamelen, vastleggen, gebruiken etc. van gegevens voor de financiële administratie hebben de volgende doeleinden en bijbehorende rechtsgronden:
  Doel: kenbaarheid financiële rechten en verplichtingen.
  Wettelijke verplichting.

• het verzamelen, vastleggen, gebruiken etc. t.b.v. aanleg en beheer personeelsdossier; het legitimeren van een werknemer, het bewaren van de loonbelastingverklaring heeft de volgende doeleinden en bijbehorende rechtsgronden:
  Doel: personeelsmanagement.
  Wettelijke verplichting.

• het verzamelen, vastleggen, gebruiken verstrekken d.m.v. doorzending t.b.v. aanleg en beheer van salarisadministratie van gegevens voor de financiële administratie hebben de volgende doeleinden en bijbehorende rechtsgronden:
  Doel: financiële en fiscale administratie
  Wettelijke verplichting, uitvoeren overeenkomst

• het verzamelen, vastleggen en bewaren sollicitatiegegevens heeft de volgende doeleinden en bijbehorende rechtsgronden:
  Doel: selectie personeel.
  Familie/notariaat zal hiervoor toestemming vragen.

Verder zullen wij alleen gegevens aan derden verstrekken als wij daarvoor uw toestemming hebben gekregen, tenzij dergelijke verstrekking voortvloeit uit de overeenkomst van opdracht die wij met u sluiten ter uitvoering van onze dienstverlening. Tevens schakelen wij derden in die in onze opdracht persoonsgegevens bewerken. Wij kunnen alleen derden inschakelen als dit past bij het doel waarvoor wij uw persoonsgegevens hebben verwerkt. Daarnaast kan deze derde alleen onze opdracht krijgen als hij aantoonbaar passende beveiligingsmaatregelen heeft genomen en geheimhouding garandeert.

Bron van verwerkte persoonsgegevens

Als ons kantoor persoonsgegevens van u verwerkt, die wij niet van uzelf hebben verkregen, dan zal dat altijd gebeuren in het kader van de ons verstrekte opdracht. De bron van die gegevens zal dan één van de volgende zijn:

• Openbare registers, waaronder het Kadaster en het Handelsregister

• Basisregistraties Personen

• Makelaar of andere adviseur in verband met een koopovereenkomst waarin u één van de partijen bent

• Hypotheekadviseurs

• Accountant of (belasting)adviseur

• Verenigingen van eigenaars en administrateurs

• Schenker

• Uw weder- of contractspartijen

Doorgeven van uw persoonsgegevens

Ons kantoor geeft uw persoonsgegevens alleen aan anderen (derde partijen) door als dat wettelijk verplicht is of als dat echt nodig is om de werkzaamheden (correct) uit te voeren.

Verder kan ons kantoor persoonsgegevens verstrekken aan de volgende ontvangers, in het kader van uw opdracht, in het belang van nakoming van wettelijke verplichtingen die rusten op Familie/notariaat en in het belang van de organisatie van familie//notariaat:

• Onze technische dienstverlener

• Aanbieders van software, SaaS producten of vergelijkbare applicaties ter ondersteuning van onze praktijk

• Koninklijke Notariële Beroepsorganisatie

• Belastingdienst

• Registerhouders, zoals het kadaster

• Banken

• Advocaten

• Notarissen

• Makelaars

• Hypotheekadviseurs

• Rechterlijke instanties

• Accountants of andere adviseurs

• Verenigingen van eigenaars en administrateurs

• Uw weder- of contractspartij(en)

• Indien de bovengenoemde grondslagen geen basis bieden voor verstrekking van uw persoonsgegevens aan bovengenoemde partijen, zullen wij u eerst om toestemming vragen.

Persoonsgegevens worden door ons kantoor niet doorgegeven buiten de EU of aan een internationale organisatie zonder voorafgaande toestemming van u, zonder dat daarbij de wettelijke waarborgen in acht worden genomen en eventueel de nodige maatregelen worden getroffen.

Bewaren van uw persoonsgegevens

Uw persoonsgegevens worden door ons kantoor niet langer bewaard dan nodig voor het doel waarvoor zij zijn verzameld, voor het uitoefenen van wettelijke taken en het nakomen van wettelijke verplichtingen of het uitvoeren van overeenkomsten (denk aan verjaringstermijnen). Bewaartermijnen uit wettelijke bepalingen zoals de Wet op het notarisambt en de archiefwet zijn van toepassing. Notariële akten worden eeuwig bewaard.

Uw rechten ten aanzien van door ons verwerkte persoonsgegevens

Wanneer uw persoonsgegevens door ons kantoor worden verwerkt kunt u op grond van de Algemene Verordening Gegevensbescherming van de onderstaande rechten gebruik maken.

Dit doet u door een (liefst schriftelijke) aanvraag via de contactgegevens uit deze privacyverklaring. Voor wij uw aanvraag inwilligen, zullen wij u eerst identificeren aan de hand van een geldig identiteitsbewijs.

Recht van inzage van de betrokkene

U kunt altijd opvragen welke persoonsgegevens ons kantoor verwerkt, voor welk doel dat is en hoe lang deze bewaard worden. Mogelijk is er een wettelijke grondslag waardoor we niet op uw verzoek in kunnen gaan, wij zullen dit beoordelen en u hierover informeren.

Recht op rectificatie

Wanneer u meent dat bepaalde gegevens niet correct zijn verwerkt, heeft u het recht rectificatie van deze gegevens te vragen. Als dit gaat om gegevens in een notariële akte, is dat niet mogelijk en zal een nieuwe akte moeten worden opgesteld als aanvulling op de onjuiste akte.

Recht op gegevenswisseling (recht op ‘vergetelheid’)

Wanneer u wilt dat uw persoonsgegevens worden verwijderd, kunt u hiervoor een verzoek indienen. Staan de gegevens in een notariële akte, dan mag de notaris deze niet verwijderen.

Recht op beperking van de verwerking

Wanneer u de verwerking van persoonsgegevens door ons kantoor wil beperken (in afwachting van door u gevraagde rectificatie van uw persoonsgegevens, gemaakt bezwaar tegen verwerking of omdat u juist niet wil dat gegevens worden verwijderd ondanks dat de verwerking onrechtmatig is) kunt u hiervoor een verzoek indienen.

Recht op overdraagbaarheid van gegevens

Wanneer uw persoonsgegevens niet worden verwerkt voor een notariële akte en u de persoonsgegevens wil overdragen naar een andere dienstverlener kunt u hiervoor een verzoek indienen. Een dergelijke overdracht is overigens niet altijd mogelijk, aangezien wettelijke notariële plichten zich hiertegen kunnen verzetten.

Recht van bezwaar

Als wij uw gegevens gebruiken voor direct marketing kunt u bezwaar maken tegen deze verwerking.

Mogelijke beperkingen in het uitoefenen van uw rechten op basis van de Algemene Verordening Gegevensbescherming

Ons kantoor stelt alles in het werk om te voldoen aan uw rechten op basis van de Algemene Verordening Gegevensbescherming. Het kan echter voorkomen dat deze rechten in conflict zijn met andere wettelijke bepalingen zoals de Wet op het notarisambt. Mocht de notaris om die reden niet aan één van de genoemde verzoek kunnen voldoen, dan wordt u hiervan schriftelijk op de hoogte gesteld.

Klachten over de verwerking van uw persoonsgegevens door ons kantoor

Wanneer u klachten heeft over de verwerking van persoonsgegevens door ons kantoor dan horen wij dit graag via mr. J.C. van Kerkhof. U heeft ook het recht een klacht in te dienen bij de toezichthouder, de Autoriteit Persoonsgegevens. Hiervoor kunt u terecht op de website www.autoriteitpersoonsgegevens.nl.

Wijzigingen privacyverklaring

Deze privacyverklaring kan steeds door ons zonder nadere aankondiging gewijzigd worden. Een aangepaste privacyverklaring wordt voorzien van een ‘versiedatum’ en daarna gepubliceerd op onze website.

Amsterdam, juni 2021